IT プロダクト運用（超実践乾物：IT 運用を品質と効率の両方でこなす 6 つの方法）

超実用的な乾物：品質と効率の両方を備えた IT 運用管理に役立つ 6 つの方法

出典: コンピュータワールド

CIO にとって新年は明るいスタートを切り、ほとんどの CIO が 2020 年の IT 予算が堅調になると予想しています。実際、パンデミック前の多くの調査では、ほとんどの企業の IT 予算が昨年に比べて増加していることが示されています。

しかし、新型コロナウイルス感染症のパンデミック、事業の閉鎖、世界的な景気後退の可能性の高まりにより収益が激減したため、多くのCIOは現在、経済状況の全般的な回復を期待するしかありません。

その結果、将来の IT 予算は減少すると予想されます。

今春、複数の企業が発表したデータによると、ほとんどのCIOが予算削減のジレンマに直面していることが明らかになった。たとえば、Forrester は、最良のシナリオでも、CIO は 2020 年に 5% の予算削減に直面する可能性があると主張しています。IDC は、世界の IT 支出が 5.1% 減少すると予測しています。ドレスナー・コンサルティングの調査によると、回答者の60%が、この流行はIT予算とプロジェクト支出に影響を及ぼすだろうと答えた。

CIO は従来、少ないリソースでより多くの成果を上げることに慣れていましたが、現在は運用効率に新たな焦点を当てています。しかし、収益の成長を促進し、企業の市場での地位を確保する上で IT の重要性が高まっていることを考えると、CIO はビジネスの成長を促進できるプロジェクトへの資金を削減することなく、コストを節約する必要があります。

これは、ITリーダーが考え方を変え、効率化に対して長期的なアプローチを取らなければならないことを意味する。「なぜなら、彼らはビジネスのデジタル変革を受け入れながら、より効率化しようとしているからだ」と、経営コンサルティング会社スウィングタイドのエグゼクティブコンサルタント、マーク・バーナー氏は述べた。 CIO は、あらゆるプロジェクトの予算の一定割合を削減するだけでは成功を期待できません。

さらに、多くのコンサルタントや上級 IT リーダーは、効率性はコストの最小化という観点からのみ捉えることはできないと述べています。代わりに、CIO は業務を可能な限り効率化しながら、ビジネスに優れたサービスを提供することに重点を置く必要があります。

ここでは、専門家が品質を犠牲にすることなく IT 運用をより効率的にする 6 つの方法を紹介します。

既存のシステムを慎重に見直す

Northstar Transportation Group および Northstar Digital Solutions の CTO である Dave Brajkovich 氏は、リソースはビジネス ニーズと収益を生み出す活動のサポートに費やす方がよいため、チームや予算をバックオフィス インフラストラクチャに集中させたくないと述べています。

そのため、彼は既存の IT インフラストラクチャからより低いコストでより優れたパフォーマンスを引き出す方法を常に模索しています。

「私たちは、効率を最大化することを目指して、既存の IT システムを慎重に調査しました。導入のさまざまな段階で複数のレイヤーのシステムを導入したため、一部のシステムは自社で開発し、一部は既製品で購入しました。IT のさまざまなレイヤーはビジネスにとってシームレスでしたが、全体的な運用は困難でコストがかかりました」と彼は言いました。

たとえば、Brajkovich 氏は最近、自社のコラボレーション ソフトウェアのコストとパフォーマンスを分析しました。彼のチームは、1 か月あたり平均 600 件のユーザー リクエストをサポートしており、平均コストは 1 時間あたり約 50 ドルであることがわかりました。

Brajkovich 氏は、この既存のコラボレーション ソフトウェアは最初に導入されたときには好ましい選択肢であったが、現在では数ある選択肢の 1 つに過ぎないと述べています。そこで彼は、新しいソフトウェアを導入し、従業員にその使い方を指導するのに費用がかかるとしても、そうすることで全体的なコストを節約できるという希望がまだあると考え、ベンダーを変更しました。実際に、サポートへの問い合わせがほぼゼロになり、全体的なパフォーマンスが向上したという成果が見られました。

Brajkovich 氏は、既存の運用システムを詳しく調べることは珍しいことではないが、少なくとも IT の問題点がどこにあるかをリーダーシップ チームが理解する必要がある、と述べています。

サプライヤー契約を管理する専門家を雇う

Swingtide コンサルタントの Barner 氏は、Ascension 社の CIO を務めていたときに、自社の IT 部門と取引のあるベンダーからより多くの価値を引き出す機会があることに気付きました。そこで彼は、サプライヤーライフサイクル管理プログラムと、交渉とライセンス取得の経験豊富な専門家を配属した専用のサプライヤー管理オフィスを設立しました。

「ベンダーのライフサイクル管理全体は、1日や2日でできる科学ではありません」と彼は述べ、詳細を解明し、さまざまなライセンスや契約オプションでのコストを正確に比較できるように、テクノロジーのバックグラウンドを持つ公認会計士（CPA）とも協力していると付け加えた。

ベンダー管理オフィスは、まずコスト削減の明確な機会が最も大きい契約に重点を置き、成果が達成された後に他の契約に重点を置きます。同事務所は設立後数年間で200件以上の契約を再交渉した。

バーナー氏は、これらの更新された契約により、会社のコストが削減されただけでなく、品質とサービスも向上し、節約額はベンダー管理オフィスのコストをはるかに上回ったと語った。

同氏はさらに次のように付け加えた。「CIO は、予算のどれくらいがサードパーティに費やされているか (控えめに見積もっても 60 ～ 70%) を知っており、今後もサードパーティに依存し続けるでしょう。テクノロジー ベンダーへの依存度が高まると、保護的で一貫性のある契約、ベンダーとの関係を慎重に管理すること、サポート プロセスと機能の調整を通じてのみ軽減できるリスクが生じます。テクノロジーが急激に進化し続ける中、CIO はソリューション セット全体を安定した環境と見なすことができなくなるため、CIO が長年管理してきた契約を更新、見直し、再交渉する必要があるかもしれません。」

成果の低いプロジェクトの合理化

長年にわたり、多くの CIO は毎年の予算増加を享受し、研究開発とイノベーションに自由に力を入れることができました。経営コンサルタントは、IT リーダーは支出の優先順位を見直し、少なくとも資金の大半を成果を上げそうな技術やプロジェクトに投入すべき時が来ていると述べている。

「現在の状況では、人々は実際に投資回収が証明されていない新技術に、以前ほど多額の投資をしていない」とカーネギーメロン大学テッパー経営大学院のオペレーションズリサーチ教授、ウィレム・ヤン・ファン・ホーベ氏は述べた。

もちろん、イノベーションを止めるべきではありませんが、CIO は成果を上げる可能性がより高いことが証明されているテクノロジーに重点を置く必要があります。そのためには、短期および中期的に本当に有益かどうかを判断するために、プロジェクトを客観的に評価することが必然的に必要になります。

同時に、CIO は、潜在性はあっても利益を生まないプロジェクトを中止する必要があります。解放されたリソースは、明確な利益のあるプロジェクトに投資することができます。

「過去にはこうしたプロジェクトを中止する理由はなかったかもしれない」とファン・ホーベ氏は語った。 「景気が良いときには多少のリスクを負う価値はあるが、ある時点では、利益が見込める別のプロジェクトを開始するために、そうしたタイプのプロジェクトを中止する必要がある。」

IT運用の自動化

ほとんどの CIO は、業務のスピードアップ、従業員の反復作業の軽減、エラーの最小化を目的として、ビジネス ユニット全体に自動化を導入しています。 IT 自動化により、これらのメリットを実現し、ダウンタイムを削減して、全体的な運用効率を向上させることができます。ダニエル・ミンツ氏はメリーランド大学グローバルキャンパスの IT 責任者であり、以前は米国運輸省の CIO を務めていました。同氏は、ロボティック・プロセス・オートメーション（RPA）技術、意思決定エンジン、人工知能はすべて「コスト削減に役立つと期待されている」と述べた。

ミンツ氏はさらに次のように付け加えた。「IT ヘルプデスクなど、IT には自動化に適した領域があります。これは、チャットボットなどのテクノロジーを使用して自動化できますが、チャットボットは以前から存在していますが、十分に活用されていません。」

調査によると、多くの IT リーダーがまだ自動化を採用していないことがわかりました。 Flexera の 2020 年 CIO 優先事項レポートによると、今年 AI と機械学習を導入する予定があるのはわずか 72% で、RPA を導入する予定があるのはわずか 58% でした。

調査では、計画されているプロジェクトのうち、IT 運用に自動化を導入するものがいくつあるかは明らかにされていないが、専門家は、自動化は多くの場合、ビジネスと IT 運用の橋渡しとなり、組織の双方に効率をもたらすことができると述べている。

Polaris Group の事例を見てみましょう。 Brajkovich 氏は、彼のチームがビジネス プロセスを自動化するために RPA を導入し、API 接続と会社の ERP システムとの統合を実現してスムーズな IT 運用を実現するために WorkFusion のプラットフォームを選択したと述べました。さらに、このユースケースは効率性がイノベーションと成長に密接に結びついていることを示しているとブラコビッチ氏は述べた。

クラウドコンピューティングへの旅を続ける

クラウド コンピューティングに対する企業の支出は増加し続けています。ソフトウェア開発会社Flexeraの「2020年クラウドコンピューティング市場レポート」によると、回答者の20%が年間クラウドコンピューティング支出は1,200万ドルを超えると主張している。回答者の 74% は、年間のクラウド コンピューティング支出が 120 万ドルを超えると主張しました。回答者のこれら 2 つの数字は、それぞれ昨年の 13% と 50% よりも高くなっています。

しかし、専門家は支出の増加は追加コストとしてではなく、むしろ投資として捉えるべきだ、と警告している。この投資により、実際に効率が向上し、最終的には IT 部門と企業組織全体にさらなる価値がもたらされます。

CBT Architects の CIO である Nirva Fereshetian 氏は、大容量のグラフィック ファイルを含む同社のワークロードの多くをクラウドに移行しています。彼女は、特に複雑なワークロードの場合、クラウドへの移行を継続することでスタッフの時間を節約し、パフォーマンスを向上できることを認識して、コストと価値を計算する際に多くの要素を考慮した総合的なアプローチを採用しました。

たとえば、彼女の会社がクラウドへの移行を進めていることにより、従業員がオンプレミスのハードウェアの管理に関連する日常的なタスクから、テクノロジー戦略を通じてビジネス成果を促進するより価値の高い仕事に移行し、Fereshetian は IT 人材の価値を最大限に高めることができました。ワークロードをクラウドに移行することで収益が向上するかどうかを評価する際には、ビジネス継続性の向上、ダウンタイムの短縮、サービス障害の減少の価値も計算します。

「クラウドへの移行が進めばさらなる効率性の向上が期待できるが、全体像を見る必要がある」と彼女は語った。 「クラウドへの移行にはコストがかかるかもしれませんが、ビジネスの継続性が向上し、その他のメリットも得られるのであれば、それは効率性の向上です。これまで、効率性はコスト削減を意味していました。しかし、現在の状況では、コスト削減だけでなく、サービス品質の向上、エクスペリエンスの向上、ビジネス価値の向上も必要だと思います。」

効率を継続的な目標にする

企業がCOVID-19の影響によるコスト削減モードを採用し始めると、専門家は、過去に起こったように、すべての機能部門の責任者に予算の一定の割合の削減が求められると予測しています。

しかし、経営コンサルタントによれば、先見性のある CIO は、リーン オペレーションを受動的な対応や一時的な義務としてではなく、継続的な経営目標として捉えているという。 IT 部門の運営に使用される人材、プロセス、テクノロジーが可能な限り最適化され、効率的であるかどうかを常に評価します。

「多くの場合、人々は業務効率について『効率を上げるためにこの作業を実行して終わり』と考えがちです」と、顧客エンゲージメント ソフトウェア企業 Freshworks の CIO、プラサド ラマクリシュナン氏は述べています。 「それは本当にビジネスの価値体系、ビジネスのやり方の一部でなければなりません。そしてそれはプロジェクトというよりもプロセスなのです。」

ラマクリシュナン氏は、IT 環境がどのように進化するかを考えるとき、IT 運用をより効率的にする方法を検討していると述べています。彼は、エンドユーザー サービスからビジネス アプリケーション エコシステム、セキュリティ テクノロジーまで、幅広いカテゴリにわたってこれを行っています。

同氏はさらにこう付け加えた。「物事は変化しており、業務の一環として効率性を測定する必要がある。効率性という観点から考えなければ、不意を突かれることになるからだ。」

著者: Mary K. Pratt はマサチューセッツ州を拠点とするフリーランスのライターです。

編纂者：沈建妙

元のURL:
https://www.cio.com/article/3562389/6-ways-to-make-it-operations-more-efficient.html