人事データ運用（人事業務改善マニュアル）

人事業務改善マニュアル

今日の急速に変化するビジネス環境では、人事などの内部機能を含む組織に対する進化的なアプローチが求められています。新しい働き方、従業員の期待の変化、デジタル化、仕事のペースの高速化などの複合的な影響により、標準的な 3 本柱の HR 運用モデルの限界が明らかになりました。

現在の組織構造では変化するビジネスの優先順位に適応できると考えている人事リーダーはわずか 30% です。これに応じて、最高人事責任者 (CHRO) は、将来の HR 運用モデルを再構築し、HR が柔軟に運用され、ビジネス戦略と連携し、運用効率を向上できるようにしたいと考えています。

1. 今後の人事業務モデル

HR ディレクターは、次の 4 つの優先事項を推進することで、新しい HR 運用モデルを採用しています。

1.強力な人事運用およびサービス提供チームを構築します。 HR COO が率いる集中化された専任チームが、従業員と管理者が日常の HR 業務を実行するためのインフラストラクチャとプロセスを提供します。

2. HR ビジネスパートナーを戦略的な人材リーダーに再編成します。 HR リーダーは特定の事業部門と連携して事実上の CHRO となり、事業部門のリーダーと協力してその部門の戦略的な人材の優先事項に対処します。

3.ダイナミックな人材問題解決プールを作成します。 HR 機能の中核として、問題解決者はプロジェクト管理と批判的思考のスキルを短期の HR 関連プロジェクトに適用します。

4.次世代のセンターオブエクセレンスを通じて俊敏なサポートを提供します。問題解決者がタイムリーで機敏なソリューションを提供し、テクノロジーが従業員のニーズを満たすようになると、COE は小規模になり、必要に応じて請負業者やコンサルタントを導入して、深い HR 専門知識を得るようになります。

業務効率：未来への重要な第一歩

将来の HR 運用モデルの実現には複数の段階が含まれます。最初の段階は、HR 運用の効率性を向上させることです。これにより、リソースが節約され、作業の重複が削減され、戦略的優先事項に時間とリソースを割くことができます。

より効果的な組織は、役割を再設計し、新しいチームを導入し、継続的に運用の卓越性を向上させ、より大きな戦略的影響を生み出すための安定した基盤を提供します。

2. 人材の業務効率化

HR ディレクターとそのチームは、次の 4 つのアプローチの 1 つ以上を採用して、HR 業務の効率を向上させることができます。組織の優先順位と成熟度、および HR 変革の現状に基づいて、開始するものを 1 つ選択します。

1.人事プロセスの効率化

• HR 機能のパフォーマンスを測定します。

• HR サービスカタログを定義し、グローバルプロセスに合わせてローカルプロセスを調整します。

•プロセスを最適化するために役割を再考します。

•明確かつ柔軟な意思決定プロセスを確立します。

2.人事情報システムの価値最大化

•人事情報システムの全機能を活用します。

•従業員による HRIS ツールの使用を最適化するための自動化の機会を検討します。

• HRIS を使用して人事のデータ機能を強化します。

3.人事シェアードサービスの創出と展開（人事業務のシェアードサービスへの移行）

•ローカル HR の役割と共有サービスセンターの関係を定義します。

•共有サービスの範囲の情報の影響を監査します。

•共有サービスのデータ要件を定義します。

4.強力な人事運用チームを編成する（チームの長期ビジョンを定義する）

• HR 最高執行責任者 (COO) の役割を作成します。

•追加のスコープを定義します。

•人事データの能力と人材を向上します。

3. 人事プロセスの効率化に向けた実践的な取り組み

①HR機能パフォーマンスベンチマーク：

予算と経費、人員、活動、コストなど、人事機能のパフォーマンスを測定し、その結果を使用して非効率な領域を特定します。

なぜそれが重要なのでしょうか?

現在のパフォーマンスをベンチマークすると、主要な HR 優先事項と一致しない方法でリソースを使用しているかどうかが明らかになります。改善目標を設定し、ベンチマーク数値を使用して、節約、効率性の向上、支出の再配分によって測定される改善を追跡します。生産性と成長を促進するための持続可能な改善ロードマップを作成します。

②人材サービスカタログを定義する

すべての HR アクティビティと、関連するエンドツーエンドのプロセスステップを一覧表示します。各ステップと出力の責任者を文書化し、技術サポートなどの依存関係を特定し、冗長性を排除してプロセスを最適化する機会を探します。

なぜそれが重要なのでしょうか?

サービスカタログは、ビジネスで利用できる標準化された HR サービスを特定し、プロセス手順の詳細と責任を示します。 HR サービスを単なる個々のタスクではなく、エンドツーエンドのプロセスとして捉えることで、すべての手順と責任が文書化され、重複や非効率性を正確に特定して排除できるようになります。

③グローバルプロセスのためのローカルプロセスの改善

特定の場所または事業部門内でグローバル標準と異なるプロセスを特定し、必須の法的要件と確立されたローカル手順を考慮し、それらの手順を HRIS に実装して維持します。

なぜそれが重要なのでしょうか?

ローカルなプロセスの違いがあるグローバル企業は、重複や非効率のリスク、法的脅威に直面しており、標準からの適切な逸脱を文書化して説明責任を明確にし、取引作業の負担を軽減しています。

IV.人事情報システムの価値を最大化するための取り組み例

①人事情報システムの全機能を活用する

ベンダー契約に含まれるすべての HRIS モジュールをグローバルに実装し、機能的に冗長になった場合はレガシーシステムを廃止します。 HRIS とその更新について関係者に対応、理解、教育するための機敏な HRIS チームを構築します。

なぜそれが重要なのでしょうか?

HRIS のパワーを最大限に活用して、追加投資なしでテクノロジー主導の迅速かつ効率的な成果を最大化します。これらのモジュールを世界中のすべてのユニットに実装すると、効率性、データの整合性、コンプライアンスを実現できます。

②自動化の機会を探る

人工知能 (AI)、機械学習、ロボットプロセス自動化 (RPA) は、反復的なタスクを簡素化するための一般的なアプローチです。 HR プロセス、ワークフロー、インターフェースを分析して、自動化の機会を特定します。ドキュメント生成と契約処理から始めて、チャットボットやその他のセルフサービスツールに移行します。

なぜそれが重要なのでしょうか?

自動化により、次の点が改善されます。

•プロセスの品質 – 一般的なタスクを自動化および標準化することでエラーを最小限に抑えます。

•実行速度 – 自動化されたプロセスを使用して、既存のタスクをより速く完了します。

•従業員の生産性 – 従業員がより価値の高いタスクや補完的なタスクを遂行できるようにすること。

③従業員のHRISツール導入を最適化

従業員が HR テクノロジーを使用して機会を特定し、テクノロジー投資を最大限に活用する方法を学びます。 HRIS ソリューションに関する従業員のフィードバックを活用して、HR テクノロジーが有用かつ関連性のあるものであることを確認します。

なぜそれが重要なのでしょうか?

HR テクノロジー部門は予算の 70% 以上をテクノロジーサービスプロバイダーに費やしています。この投資から利益を得るには、人事部門に価値をもたらす必要がありますが、従業員のテクノロジー導入が不十分だと、これは困難です。

5. HRシェアードサービスの構築と展開の運用例

① 人事業務をシェアードサービスに移行する

プロセスの複雑さ、プロセス標準化の可能性、共有サービスの準備状況、社内顧客の準備状況を考慮して、HR 活動を共有サービスに変換する計画を策定します。

なぜそれが重要なのでしょうか?

共有サービスの移行を計画することで、最大の効率向上が見込まれる HR アクティビティとプロセスを優先順位付けし、移行を容易にすることができます。シェアードサービスセンターは、トランザクションまたは標準化されたアクティビティから開始し、時間の経過とともに判断ベースのアクティビティへと進化する必要があります。

② 現地の人事部門とシェアードサービスセンターの関係を定義する

タイムラインと共有サービスの採用を促進するために、さまざまなリソースによって完了される役割を定義します。共有サービスへの移行の速さに応じてビジネスユニットを分割します。組織と HR 機能が進化するにつれて、地域および事業部門の HR チームの役割と責任を定期的に再評価します。

なぜそれが重要なのでしょうか?

マネージャーやリーダーによってセルフサービス方式の導入率は異なるため、導入が遅いチームが移行を完了するまで、ローカル HR がトランザクションリクエストの処理を継続する必要があります。自動化された共有サービスへの移行においてエンドユーザーをサポートするために、現地の HR アシスタントをコーチとして機能させ、この期間中に変更を加えることを計画します。

③共有サービスのデータ要件を定義する

3 つの形式のデータインサイトを活用します。

•従業員から直接収集したデータ（例：従業員に特定のコンテンツの有用性を評価するアンケート）

• HRポータルやチャットボットを通じて間接的に収集されたデータ（従業員がさまざまなプロジェクトに置く相対的な重要性に関する洞察など）

• HRワークフローチケットシステムを通じて収集されたトランザクションデータ（チケットの種類や数量など）

なぜそれが重要なのでしょうか?

共有サービスでは、データを使用して需要の傾向を分析し、プロセスワークフローのボトルネックを特定し、セルフサービスの改善を促進できます。共有サービスデータは運用上の HR タスクに近いため、有望な人材の問題や機会を示す可能性のある傾向に対する認識を高めることもできます。

④ 強力な人事オペレーションチームを構築するためのアクション例

チームの長期ビジョンを定義する

HR オペレーションチームの長期ビジョンの概要を示し、このビジョンを使用して目標を設定し、その進捗状況を追跡し、HR オペレーションチームが提供する成果に対する期待を設定して管理します。

なぜそれが重要なのでしょうか?

長期的なビジョンを定義することで、HR は効率、コスト、顧客満足度、スケーラビリティなどの分野での進捗状況を測定できるようになります。明確なビジョンを持つことは、人事異動のメリット、人事異動が進む段階、そしてさまざまな段階でビジネス関係者が期待できるメリットを伝えるのにも役立ちます。